Guide des exigences

L’institution muséale doit avoir le statut juridique de personne morale sans but lucratif en vertu de la Loi sur les compagnies, partie III, ou relever d’un organisme à but non lucratif (OBNL), d’une ville ou d’une municipalité, d’une maison d’enseignement, d’une communauté religieuse ou d’un conseil de bande.

Si l’institution muséale possède le statut juridique de personne morale sans but lucratif en vertu de la Loi sur les compagnies, partie III, elle doit se conformer aux lettres patentes qui la régissent. Ses règles de fonctionnement doivent être définies et consignées par écrit dans des règlements généraux rédigés par le conseil d’administration et approuvés par l’assemblée générale annuelle. Les lettres patentes et les règlements généraux doivent faire l’objet d’une revue au moins tous les 5 ans. Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et les procès-verbaux des assemblées générales annuelles doivent être rédigés et conservés comme des enregistrements.

Si l’institution muséale relève d’une ville ou d’une municipalité, d’une maison d’enseignement, d’une communauté religieuse ou d’un conseil de bande, ses règles de fonctionnement, sa structure organisationnelle et ses liens avec l’autorité de tutelle doivent être définis, consignés par écrit et approuvés par l’autorité de tutelle. Ils doivent être revus au moins tous les 5 ans. Les comptes rendus des rencontres entre l’institution muséale et l’autorité de tutelle doivent être rédigés et conservés comme des enregistrements.

Les responsabilités de l’autorité de tutelle et du directeur ou de la directrice de l’institution muséale doivent être définies et consignées par écrit.

L’autorité de tutelle doit avoir une fonction d’orientation, de planification et d’évaluation, ainsi qu’une fonction de représentation et de service aux membres.

Le directeur ou la directrice de l’institution muséale doit être responsable d’assurer le déploiement des fonctions muséales et de la gestion opérationnelle de celle-ci.

La mission de l’institution muséale doit être  conséquente avec les lettres patentes. Elle doit être définie, consignée par écrit et approuvée par l’autorité de tutelle. Elle doit être connue et comprise par le personnel et diffusée à la clientèle, y compris sur le site Web de l’institution muséale, le cas échéant.

L’institution muséale doit se fixer des objectifs et les revoir au moins une fois par année. Les objectifs doivent être mesurables, définis dans le temps, cohérents avec la mission de l’institution muséale, consignés par écrit et approuvés par l’autorité de tutelle.

L’institution muséale doit également avoir un plan d’action écrit qui priorise ses objectifs et qui indique les échéances pour les réaliser et les ressources à y consacrer. Le plan d’action doit être approuvé par l’autorité de tutelle et être maintenu à jour sur une base annuelle.

L’institution muséale doit, sur une base annuelle, participer à des activités de réseautage et établir des partenariats avec d’autres institutions muséales, le milieu de la recherche et de l’éducation, des organismes culturels, le milieu municipal ou des partenaires privés, dans une perspective de partage d’expertise et de services ou encore de mise en commun des ressources humaines, matérielles et financières.

L’institution muséale doit adhérer à un code de déontologie définissant les principes et règles éthiques qui doivent gérer et guider ses activités professionnelles et son personnel. L’adhésion à un code de déontologie doit être approuvée par l’autorité de tutelle. Ce code de déontologie doit être diffusé (au moment de l’engagement et lors des mises à jour) à tous les membres du personnel, y compris aux bénévoles.

L’institution muséale doit effectuer une planification budgétaire et en faire le suivi de façon régulière.

L’institution muséale doit effectuer une planification de ses ressources humaines et analyser ses besoins sur une base annuelle. Cette planification doit dresser le bilan des ressources actuelles et évaluer les besoins futurs en ce qui concerne les postes à temps plein, les postes à temps partiel, les postes contractuels et les bénévoles. Des enregistrements de cette planification doivent être conservés.

L’institution muséale doit définir et consigner par écrit les compétences nécessaires du personnel clé et pourvoir à la formation ou entreprendre d’autres actions pour que le personnel clé acquière ou maintienne les compétences nécessaires, notamment par un programme de formation continue.

Les institutions muséales de type 1 doivent avoir à leur emploi une directrice qualifiée ou un directeur qualifié tout au long de l’année. Les institutions muséales de type 2 et 3 doivent avoir à leur emploi une directrice qualifiée ou un directeur qualifié minimalement pendant la période d’ouverture de l’institution au public, pendant une période préparatoire à l’ouverture et pendant une période postérieure à la saison.

NOTE : Pour respecter cette obligation, les institutions muséales de type 1, 2 et 3 peuvent établir un partenariat avec une ou plusieurs autres institutions muséales, de manière à pouvoir partager cette ressource.

À l’exception de celles qui ont à leur emploi, à temps plein ou à temps partiel, au moins 1 personne compétente en muséologie, les institutions muséales doivent s’assurer de la collaboration d’une personne-ressource en muséologie de façon contractuelle ou en partenariat avec une autre institution muséale.

Les responsabilités des bénévoles devraient être définies et consignées par écrit.

Les institutions muséales des sous-catégories A1 et A2 doivent avoir à leur emploi un professionnel ou une professionnelle responsable des collections possédant une formation ou une expérience appropriée qui est liée à leur mission. Elles peuvent établir un partenariat avec une autre institution muséale qui a à son emploi un professionnel ou une professionnelle responsable des collections ayant les compétences nécessaires.

Des installations et un environnement adéquats doivent être disponibles pour que l’institution muséale remplisse ses fonctions essentielles : accueil du public, diffusion, éducation, conservation et administration, le cas échéant. Pour l’accueil du public, l’institution muséale doit disposer au minimum de toilettes et avoir accès à des places de stationnement ou à un service de transport en commun à proximité.

À moins de faire l’objet d’une exemption, comme cela est mentionné à la section 3.8 « Conception sans obstacle » du Code de construction du Québec, chapitre I – Bâtiment, et dans le Code national du bâtiment – Canada 2005 (modifié), le bâtiment abritant l’institution muséale et son entrée à partir de la voie publique doivent être accessibles aux personnes à mobilité réduite ou aux personnes ayant une limitation fonctionnelle.

L’institution muséale doit prendre des mesures pour s’assurer de la santé et de la sécurité du personnel, des visiteuses et des visiteurs.

L’institution muséale doit s’assurer que la couverture des risques comprend au minimum la responsabilité civile et qu’elle prend en compte la protection des objets de collection en transit ou prêtés par d’autres institutions muséales.

Les heures d’ouverture des institutions muséales doivent être affichées à l’entrée et sur le site Web de l’organisme, le cas échéant. Tout changement aux heures d’ouverture doit être annoncé au public.

Les périodes d’ouverture inscrites dans le tableau suivant peuvent se moduler autrement, mais l’institution muséale doit respecter les minimums inscrits.

Seules les heures d’ouverture affichées à l’entrée et sur le site Web de l’organisme doivent être comptabilisées dans les heures d’ouverture au public. Les périodes d’ouverture sur appel ou réservation ne doivent pas être comptabilisées dans les heures d’ouverture au public.

L’institution muséale doit définir ses clientèles et avoir une stratégie pour les joindre.

La fréquentation des différentes clientèles doit être mesurée. Au minimum, l’institution muséale doit comptabiliser les entrées payantes au guichet, les gratuités et la fréquentation par les groupes scolaires, les camps de jour, les services de garde, etc. Si elle possède un site Web, l’institution muséale doit également en mesurer la fréquentation et, s’il y a lieu, la fréquentation de ses expositions virtuelles et de ses publications numériques.

L’institution muséale doit disposer d’un mécanisme lui permettant de recueillir et de compiler les commentaires de sa clientèle.

L’institution muséale doit avoir un mécanisme permettant d’informer sa clientèle des moyens mis à sa disposition pour formuler une plainte.

Toutes les plaintes orales ou écrites doivent être consignées dans un registre. S’il y a lieu, des actions correctives doivent être mises en place pour corriger de façon durable les causes de la plainte.

Les expositions permanentes et la programmation des expositions temporaires (expositions temporaires, itinérantes, virtuelles, hors les murs, etc.) des institutions muséales doivent être liées à leur mission ou permettre son accomplissement.

Les institutions muséales des sous-catégories A1 et A2 doivent offrir au moins 1 exposition permanente.

Les institutions muséales de la catégorie B doivent offrir au moins 1 exposition permanente ou 1 programme comportant des expositions temporaires.

Les institutions muséales de la catégorie B doivent offrir au moins 1 exposition permanente ou 1 programme comportant des expositions temporaires.

L’institution muséale doit avoir une politique ou des orientations en matière d’éducation. Cette politique ou ces orientations doivent être consignées par écrit et approuvées par l’autorité de tutelle.

La politique ou les orientations doivent être revues au moins tous les 5 ans.

Il convient que l’institution muséale produise des publications, sur support papier ou numérique, permettant l’éducation et la diffusion de l’information liée à sa mission institutionnelle.

La liste des publications doit indiquer le titre de la publication, son type et l’année de réalisation. Toute publication devrait comporter un ou des textes sous forme d’essai ou de création (lorsqu’il s’agit d’un livre d’artiste).

Les types de publications concernés sont, entre autres, le catalogue d’exposition, le feuillet d’interprétation, le livre d’artiste, le livre en lien avec la mission et les orientations de l’institution muséale, la monographie et l’opuscule d’exposition.

Les institutions muséales de la catégorie A doivent effectuer de la recherche concernant les collections, les activités de diffusion et d’éducation muséale. Dans cette démarche, elles doivent faire appel à un comité scientifique ou consulter des spécialistes pour la validation de contenus, lorsque cela est nécessaire. Elles doivent conserver des enregistrements de ses activités de recherche.

Les institutions muséales de la catégorie A doivent avoir une politique de gestion des collections. Cette politique doit être consignée par écrit et approuvée par l’autorité de tutelle. La politique doit comprendre au minimum les éléments indiqués dans le tableau ci-dessous.

Les institutions muséales de la catégorie A doivent détenir un inventaire de leur collection et le tenir à jour. Il convient que l’inventaire soit informatisé.

Les institutions muséales des sous-catégories A1 et A2 doivent inscrire les objets et les spécimens dans leur répertoire central des collections, dès leur acquisition. Elles doivent aussi y inscrire le mode d’acquisition et le nom de la détentrice ou du détenteur de la propriété de l’objet. Si la détentrice ou le détenteur de la propriété de l’objet est inconnu, cela doit être consigné comme tel.

Les institutions muséales de la catégorie A doivent documenter leurs collections et faire de la recherche sur celles-ci conformément à leurs lignes directrices en cette matière.

Les institutions muséales des sous-catégories A1 et A2 doivent procéder à l’aliénation d’objets ou à la disposition des spécimens de leurs collections en respectant leur politique en cette matière. Ces démarches doivent être effectuées dans le respect des principes et des règles éthiques du code de déontologie auquel adhère l’institution muséale.

L’aliénation d’un objet ou d’un spécimen de la collection doit être approuvée par un comité d’aliénation, mis sur pied par l’institution muséale, pouvant faire des recommandations à la direction. Des enregistrements de cette démarche doivent être conservés.

Les institutions muséales des sous-catégories A1 et A2 doivent gérer les prêts et les emprunts d’objets ou de spécimens de leurs collections conformément à leurs lignes directrices en cette matière.

Les institutions muséales de la catégorie A doivent disposer d’un état de situation des conditions de conservation de leurs collections (exemples : au moyen de fiches d’inventaire, de constats d’état, de carnets de santé, d’audit technique, etc.).

Les institutions muséales de la sous-catégorie A1 doivent concevoir un programme d’entretien continu des collections, vérifier et consigner l’état des objets des collections aux moments opportuns, par exemple lors de la mise en exposition, de la manutention, du transport et des prêts.

Il convient que les institutions muséales de la sous-catégorie A3 possèdent un plan de maintien des actifs qui inclut un plan d’entretien préventif de l’immeuble patrimonial.

Les interventions de restauration des collections doivent être confiées à une personne qualifiée et elles doivent être documentées. La documentation doit être conservée tant que l’objet de la collection n’est pas aliéné.